一、組織結(jié)構(gòu)建設(shè)

1、一定的組織地位

有的公司設(shè)置有采購(gòu)總監(jiān)的職位，而在大多數(shù)公司，采購(gòu)僅僅是中層職位。招標(biāo)采購(gòu)部門隸屬于哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理，并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但采購(gòu)的階層必須高到“下情足以上達(dá)”。

獨(dú)立的招標(biāo)采購(gòu)委員會(huì)，杜絕個(gè)人決策。根據(jù)不相容職位分離的原則，招標(biāo)采購(gòu)必須作為一個(gè)獨(dú)立的部門存在，不能與工程、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門合并或作為其下屬部門。

為了保證招標(biāo)采購(gòu)的獨(dú)立性，從而保證公正、公平、效率，成立招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組(委員會(huì))對(duì)招標(biāo)采購(gòu)金額大的標(biāo)的進(jìn)行集體決策，是很有必要的。該小組成員由公司各方面負(fù)責(zé)人員組成，對(duì)重大的招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行集體決策。這樣，可以在很大程度上避免上下勾結(jié)或是以下瞞上(上級(jí)偏聽(tīng)則暗)的情況出現(xiàn)。

2、完善的專家隊(duì)伍

建立完善的專家隊(duì)伍是保證決策公平、公正、準(zhǔn)確的重要組織措施。

專家隊(duì)伍應(yīng)該由公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)建立。并接受招標(biāo)采購(gòu)委員會(huì)(小組)的領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)招標(biāo)采購(gòu)部門形成制約、監(jiān)督、指導(dǎo)的作用。從而防止利用設(shè)置各種技術(shù)壁壘、以技術(shù)為借口進(jìn)行“黑箱操作”。

二、流程控制、監(jiān)控

1、流程控制關(guān)鍵點(diǎn)：招標(biāo)方案、初選供應(yīng)商、詢標(biāo)名單、最終報(bào)價(jià)

在招標(biāo)采購(gòu)中的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是：招標(biāo)方案、初選供應(yīng)商、詢標(biāo)名單、最終報(bào)價(jià)。很多企業(yè)往往僅僅關(guān)注簽訂合同，而對(duì)于初步入圍廠商的選定沒(méi)有充分關(guān)注。尤其是對(duì)于不采用公開(kāi)招標(biāo)方式的邀請(qǐng)招標(biāo)，企業(yè)項(xiàng)目的風(fēng)格、檔次是在招標(biāo)前就能基本確定下來(lái)的。

一般來(lái)說(shuō)，邀請(qǐng)招標(biāo)時(shí)所邀請(qǐng)的廠家均應(yīng)是實(shí)力接近的，這樣便于比較。有些招標(biāo)人卻主動(dòng)挑選投標(biāo)人。高、中、低檔次齊全，誰(shuí)能中標(biāo)，一目了然。就是你采用再嚴(yán)格的廠商考察、專家評(píng)判，也是枉然。

所以，綜合招標(biāo)代理、采購(gòu)人員、工程技術(shù)人員等多方意見(jiàn)，使候選廠商具有相當(dāng)?shù)拇硇允呛荜P(guān)鍵的。

2、內(nèi)部監(jiān)督

建立內(nèi)部匿名討論區(qū)：現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及化使得員工溝通渠道更加快捷、便利。建立內(nèi)部匿名網(wǎng)上討論區(qū)，以不公開(kāi)的方式廣開(kāi)言路，也是一種有效的監(jiān)督方式。

3、外部監(jiān)督

接受所有投標(biāo)人的復(fù)議：避免“黑箱操作”的關(guān)鍵是過(guò)程的透明化。由于信息的不對(duì)稱，“黑箱操作”者往往是利用技術(shù)、進(jìn)度、產(chǎn)品檔次等方面顛倒黑白、指鹿為馬。

招標(biāo)過(guò)程中關(guān)鍵點(diǎn)作出重要決策的原因應(yīng)該及時(shí)向投標(biāo)者公示，最終結(jié)果應(yīng)該保留一段時(shí)間的復(fù)議期。這將能在很大程度上避免“黑箱操作者”指鹿為馬的情況發(fā)生。復(fù)議可以由審計(jì)部門負(fù)責(zé)。出現(xiàn)重大爭(zhēng)議從專家?guī)斐槿＜疫M(jìn)行裁決，結(jié)果報(bào)招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組。這樣，更可以防止數(shù)個(gè)部門串通一氣的情況發(fā)生。

4、電子采購(gòu)

采取電子采購(gòu)方式有利于流程的透明化和監(jiān)控。采購(gòu)部門內(nèi)部組織原則必須采取按類負(fù)責(zé)和按流程負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則。對(duì)一般項(xiàng)目，可以讓不同級(jí)別采購(gòu)人員負(fù)責(zé)，但是對(duì)于復(fù)雜程度高、貨值量大的項(xiàng)目，采取按流程負(fù)責(zé)是較好的選擇。

初選單位選擇(市場(chǎng)調(diào)查;選擇招標(biāo)代理;入圍單位代表性、資格審查;初步技術(shù)價(jià)格分析)——>詢價(jià)——>談判(邀請(qǐng)專家、現(xiàn)場(chǎng)考察等)——>確定合同(招標(biāo)采購(gòu)委員會(huì)負(fù)責(zé))，四個(gè)關(guān)鍵性步驟應(yīng)分階段負(fù)責(zé)。

這樣，雖然增加了中間環(huán)節(jié)，看似效率降低，實(shí)際上由于內(nèi)部分工合作，互相牽制，會(huì)將舞弊的可能性大大降低。否則，這么重要的項(xiàng)目由一、兩個(gè)人包辦，難免產(chǎn)生問(wèn)題。

三、策略采購(gòu)

由于地產(chǎn)業(yè)所需產(chǎn)品種類繁雜，必須事先對(duì)不同類型產(chǎn)品制定不同的采購(gòu)策略。否則胡子眉毛一把抓，效果肯定不佳。

1、20/80準(zhǔn)則

準(zhǔn)則是一條普遍適用的規(guī)律，也是策略采購(gòu)的重要原則。在房地產(chǎn)行業(yè)也是這樣。少數(shù)的招標(biāo)項(xiàng)目能夠節(jié)約80%的成本。在其余80%的標(biāo)的上花費(fèi)太多的精力帶來(lái)的節(jié)約額卻是很小的。這看似簡(jiǎn)單的問(wèn)題實(shí)踐中卻往往解決不好。

原因有二：

其一是在管理中，感情因素的作用是巨大的。管理者往往對(duì)于自己熟悉的行業(yè)傾注太多的精力，而較少考慮其實(shí)際效果。這一點(diǎn)，尤其值得警惕。

其二是對(duì)于產(chǎn)品復(fù)雜度低的產(chǎn)品而言，不同產(chǎn)品之間可比性強(qiáng)，往往存在行業(yè)市場(chǎng)價(jià)。如果一定要在此類產(chǎn)品上尋求最低價(jià)，而忽略了那些貨值量大、復(fù)雜程度高的中央空調(diào)系統(tǒng)等，則往往得不償失。因?yàn)?，采?gòu)人員的的精力有限，不可能做到面面俱到。如：電梯、幕墻等：搞清產(chǎn)品復(fù)雜性;門窗、室內(nèi)裝修、中央空調(diào)系統(tǒng)等：重點(diǎn)研究節(jié)約成本;屋面瓦、欄桿扶手、上下水管、配電箱等：根據(jù)市價(jià)限價(jià);涂料、水泥、外墻保溫材料等：保證供應(yīng)穩(wěn)定性產(chǎn)品復(fù)雜程度低貨值量高;不同產(chǎn)品的策略采購(gòu)對(duì)于那些貨值量高、產(chǎn)品復(fù)雜性高的標(biāo)的上，能帶來(lái)的節(jié)約額度是最大的。這一塊，是招標(biāo)采購(gòu)降低成本的核心。

當(dāng)然，在進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，20/80準(zhǔn)則并不僅僅是成本準(zhǔn)則，我們還可以從產(chǎn)品復(fù)雜程度、對(duì)工程影響程度等維度進(jìn)行分類，綜合考慮。

2、注意供應(yīng)商數(shù)量的選擇

一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于大規(guī)模采購(gòu)而言，選擇一家供應(yīng)商往往是不明智的，這會(huì)在合同履約時(shí)給供應(yīng)商較大的發(fā)言權(quán)。對(duì)于某些自成系統(tǒng)的產(chǎn)品，也要采取一定的分包形式保證甲方的話語(yǔ)權(quán)，降低過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。

四、全生命周期成本考核

全生命周期成本考核是一個(gè)往往容易忽視的問(wèn)題。事實(shí)上產(chǎn)品維護(hù)成本往往難以準(zhǔn)確估計(jì)，這也給全生命周期成本考核帶來(lái)一定的難度。不同成本在不同產(chǎn)品中的比例大為迥異，也許有些人對(duì)占房地產(chǎn)采購(gòu)量較大比例的建材產(chǎn)品的維護(hù)費(fèi)用不以為然。

其實(shí)，在國(guó)外，外墻涂料，每隔3~5年就必須重新涂一次，重涂成本高低就取決于最初選用產(chǎn)品的質(zhì)量。至于像電梯、中央空調(diào)系統(tǒng)、信息化三網(wǎng)系統(tǒng)這樣的產(chǎn)品，維護(hù)費(fèi)用那就更高了。

五、詳實(shí)的預(yù)算體系、現(xiàn)金流分

1、前期設(shè)計(jì)階段采購(gòu)成本預(yù)算

招標(biāo)采購(gòu)部門在前期工作中介入程度也是衡量一個(gè)房地產(chǎn)公司采購(gòu)水平的一個(gè)重要指標(biāo)。有些房地產(chǎn)公司設(shè)置了首席成本控制官的崗位，部分的替代了這一職能。對(duì)于那些采用新的技術(shù)、產(chǎn)品，或是對(duì)各項(xiàng)性能超過(guò)常規(guī)的要求時(shí)，在初期設(shè)計(jì)階段就要對(duì)有關(guān)市場(chǎng)情況進(jìn)行摸索，達(dá)到較佳的性價(jià)比(因?yàn)樵O(shè)計(jì)院往往對(duì)經(jīng)濟(jì)方面考慮得少一些，更有一些供應(yīng)商勾結(jié)設(shè)計(jì)人員，企圖從圖紙上形成有利于自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì))。

從設(shè)計(jì)階段開(kāi)始降低成本，有利于合格的潛在供應(yīng)商與業(yè)主和設(shè)計(jì)院間的充分交流，同時(shí)可以較好的防范那些企圖在設(shè)計(jì)階段做文章的供應(yīng)商。另外，根據(jù)圖紙和進(jìn)度情況，可以比較準(zhǔn)確地做出預(yù)算來(lái)，對(duì)于控制現(xiàn)金流大有好處。最后，可以從材料的層面協(xié)調(diào)整體檔次與風(fēng)格，這一點(diǎn)也很關(guān)鍵。

2、施工圖階段采購(gòu)成本預(yù)算

在施工圖出來(lái)后對(duì)選用材料、設(shè)備的預(yù)先確定需要招標(biāo)采購(gòu)部門豐富的知識(shí)和廣泛的渠道。施工圖階段確定工料清單而不是在施工階段確定工料清單能大幅度提高工程管理的水平，在確保進(jìn)度、控制成本上具有非常重要的意義。

這樣，使得審價(jià)的重點(diǎn)從工程過(guò)程監(jiān)督、工程后決算轉(zhuǎn)移到工程前控制上來(lái)。這對(duì)于改變目前房地產(chǎn)行業(yè)“三邊工程”帶來(lái)的工期延滯、預(yù)算超標(biāo)的現(xiàn)狀會(huì)起到極大的促進(jìn)作用。隨著這一模式的成熟，中國(guó)房地產(chǎn)業(yè)的專業(yè)分工將會(huì)愈加明晰。這也有助于目前房地產(chǎn)行業(yè)混亂的總分包關(guān)系的明晰化。

六、合理的績(jī)效考核指標(biāo)

如今，對(duì)市場(chǎng)營(yíng)銷的重視遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝于招標(biāo)采購(gòu)。這是因?yàn)槭袌?chǎng)營(yíng)銷是檢驗(yàn)公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)結(jié)果的試金石。沒(méi)有成功的市場(chǎng)營(yíng)銷，企業(yè)的一切都難以繼續(xù)。但是，市場(chǎng)營(yíng)銷不但是產(chǎn)品定位等的結(jié)果，在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的時(shí)代，它更是成功的成本控制的結(jié)果。

雖然建安成本在房地產(chǎn)成本中并不占有絕對(duì)比例，但是成功的成本控制節(jié)約的每一分錢都是利潤(rùn)。因此，對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行準(zhǔn)確的績(jī)效考核，激發(fā)招標(biāo)采購(gòu)部門的工作熱情，就顯得尤為重要。

采購(gòu)人員綜合性的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)主要有以下幾種：歷史績(jī)效、 預(yù)算績(jī)效、行業(yè)績(jī)效、目標(biāo)績(jī)效。那如何來(lái)分辨采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)呢?

1、歷史績(jī)效不可行

采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)的選擇要同企業(yè)的總體管理水平相適應(yīng)。起步階段最關(guān)注的應(yīng)是價(jià)格和質(zhì)量，即性價(jià)比。很多房地產(chǎn)企業(yè)存續(xù)時(shí)間都不長(zhǎng)，房地產(chǎn)公司自身積累的歷史數(shù)據(jù)少，而且，不同樓盤(pán)間由于風(fēng)格的差異也會(huì)存在價(jià)格上的差異。

2、行業(yè)績(jī)效不可行

招標(biāo)代理公司的歷史數(shù)據(jù)、同業(yè)數(shù)據(jù)都很重要，但由于競(jìng)爭(zhēng)、樓盤(pán)個(gè)性等原因，這些都難以得到。對(duì)很多房地產(chǎn)公司而言，預(yù)算的準(zhǔn)確程度往往較差，尤其是在采用了大量新技術(shù)、新材料的情況下，預(yù)算編制往往出入很大。

3、最有效手段—目標(biāo)績(jī)效

許多企業(yè)在建設(shè)期間通過(guò)各種方式對(duì)預(yù)算進(jìn)行一定程度的修正，這就是目標(biāo)績(jī)效。目標(biāo)績(jī)效由于準(zhǔn)確度高(技術(shù)上的完善、修改等)、及時(shí)性強(qiáng)(比如考慮到原材料漲價(jià)等因素)，實(shí)質(zhì)上是考核采購(gòu)績(jī)效的最有效手段。衡量采購(gòu)績(jī)效還要加強(qiáng)過(guò)程考核，過(guò)程考核一方面要公平、公正、公開(kāi)，保證采購(gòu)全過(guò)程的規(guī)范性;另一方面要注重采購(gòu)方法的選取(這一點(diǎn)在第三部分會(huì)有討論)。方法不當(dāng)，事倍功半的結(jié)果是避免不了的。對(duì)于管理相對(duì)完善的企業(yè)，要采用綜合性的衡量指標(biāo)(價(jià)格、質(zhì)量、采購(gòu)費(fèi)用、服務(wù)水平等)，而不能采用單一指標(biāo)。